قابلیت پنهان در نرم افزار word که از آن ها بی خبر هستید (2)

کمپانی مایکروسافت به صورت دوره ای و متداوم نرم افزار آفیس را به روزرسانی می کند و امکانات جدیدی را به آن اضافه می کند که نحوه استفاده کاربران را از این برنامه بهبود می بخشد. واژه پرداز آفیس یا word یکی از برنامه های پرکاربرد می باشد که با به روزرسانی های این نرم افزار بر قابلیت های آن افزوده میشود. برخی از این قابلیت ها معمولا چشمگیر نیستند و مشابه با بخش اول از قابلیت های پنهان word که معرفی کردیم، از دید کاربر دور می مانند. با این امکانات مخفی در برنامه word در ادامه آشنا خواهید شد.

امکانات مخفی برنامه word

Microsoft Office Features You don't Know

با استفاده از قابلیت های مخفی در برنامه word  نظیر قابلیت های مخفی در اینستاگرام قادر خواهید بود برخی از غیرممکن ها را در این برنامه ممکن کنید.

قابلیت Accessibility Checker در word

این قابلیت در برنامه word برای آن دسته از کسانی که در خواندن محتوای فایل متنی دچار مشکل هستند مناسب است. در واقع این ابزار یک وسیله برای ثبت گزارش های مرتبط با مشکلات موجود در متن است و توضیحاتی را مبنی بر مشکلات نمایش محتوا برای افرادی که قادر نیستند متن را بخوانند ارائه می دهد. این ابزار دقیقا مشابه با Spell Checker می باشد که خطاهای املایی را به کاربر گوشزد می کند. از این قابلیت مخفی علاوه بر word می توانید در پاورپوینت و اکسل نیز استفاده کنید.

در صورتی که Accessibility Checker فعال کرده باشید، نرم افزار به شما اطلاعات کاملی در ارتباط با مشکل ایجاد شده در خواندن متن توسط کاربر را می دهد.

برای فعال کردن این بخش مسیر File > Info را طی کنید . هر نوع پیغامی در این مورد در کنار گزینه Check for Issues نمایش داده میشود.

قابلیت Simple Markup در برنامه word

پرونده های آفیس توسط قابلیت Track Changes برای ضبط تغییرات صورت گرفته روی فایل ردیابی میشوند. تمام کارهای صورت گرفته روی اسناد از قبیل ویرایش، افزودن بخش های دلخواه؛ حذف یک قسمت و یا فرمت تغییرات با این بخش در حافظه نرم افزار ضبط میشود. این قابلیت برای پروژه های گروهی و آگاهی از تغییرات انجام شده و احیانا برگردادن یک بخش در متن بسیار کاربردی است و هر چه قدر که تعداد نویسندگان متن بیشتر باشد، این ردیابی یا Track Changes جدی تر انجام میشود.

این تغییرات ویرایشی برای سندهایی انجام میشود که چندنفر آن را تایپ می کنند. برای مشاهده تغییرات از نوار ابزار مسیر Review > Tracking را طی کنید تا متوجه تغییرات صورت گرفته توسط نفرات قبلی شوید. این تغییرات در بالن هایی و مشابه با یک کامنت نشان داده میشوند.

در صورتی که مشاهده این تغییرات سبب سردرگمی شما در خواندن متن می شود، می توانید گزینه Simple Markup را مطابق با شکل بالا فعال کنید تا کامنت های حاوی آخرین تغییرات حذف شود. بعد از حذف تغییرات یک خط عمودی قرمز رنگ به شکل زیر نمایش داده میشود که با کلیک روی آن حالت Simple Markup به All Markup View برمیگردد و همه تغییرات مجددا نشان داده میشوند.

قابلیت Reading Ease در برنامه word

این قابلیت در واقع یک تست فنی برای صحت نوشتار و رعایت اصول نوشتاری توسط فرد تایپیست می باشد. امکان Reading Ease ، سهولت در خواندن متن یا  اصطلاح خوانا بودن است. برای این که یک متن از نظر خوانا بودن توسط برنامه word ارزیابی شود ابتدا باید تمام غلط های نگارشی و املایی آن برطرف شود. اگر مشکلات متن برطرف نشود حین انتخاب این گزینه با خطا رو به رو میشوید.

برای دسترسی به این قسمت از طریق نوار ابزار و مسیر File > Options اقدام کنید. زیر گزینه When correcting spelling and grammar in Word به قسمت Check grammar with spelling دقت کنید که تیک خورده باشد. نهایتا Show readability statistics را انتخاب کنید.

بعد از این که تمام مشکلات متن برطرف شد اطلاعات ثابتی درباره سندی که تهیه کرده اید ارائه میشود. هر چه قدر که امتیاز شما در این قسمت بالاتر باشد، متن تایپ شده برای مطالعه کاربر بهتر است.

تجربه خود را با ما به اشتراک بگذارید

اگر در زمینه word  و ترفند های آن قابلیت های دیگری را مدنظر دارید که کمتر بدان ها توجه شده است ، تجربه خود را با ما به اشتراک بگذارید.