چگونه یک لیست کشویی را به سلولی در اکسل اضافه کنید؟

لیست های کشویی (Drop-down Lists)  یکی از ابزارهای بسیار مفید وارد کردن دیتا می باشند که حتماً مشابه آنها را در بسیاری از سایت ها، برنامه ها و… مشاهده کرده اید. اینگونه لیست ها بهترین گزینه برای اطلاعاتی هستند که قابل دسته بندی یا تفکیک باشند. به عنوان مثال فرض کنید برای وارد کردن جنسیت فرد در سند اکسل خود دیگر نیاز است هر دفعه به تایپ عبارت مرد یا زن بپردازید. بلکه تنها بر روی نشانه ی لیست کشویی خود کلیک کرده و جنسیت مربوطه را از میان گزینه های از پیش تعریف شده یعنی مرد یا زن انتخاب می کنید. خوشبختانه شما در مایکروسافت اکسل (Excel) قادر خواهید بود بدون هیچگونه محدودیتی لیست های کشویی سفارشی سازی شده خود را به سلول های سند اضافه کنید. این کار چندان دشوار نبوده و ما در ادامه مطلب نحوه ی کامل آن را برایتان شرح خواهیم داد. با ما همراه باشید.

همانطور که اشاره کردیم نحوه اجرایی کردن این کار چندان دشوار نیست اما با توجه به نیاز بودن اعتبار سنجی داده ها ممکن است اندکی زمان بگیرد.

خُب، در اینجا با شرح یک مثال از بازه های سنی شما را با نحوه ساخت یک منوی کشویی در اکسل آشنا خواهم کرد. در ابتدا من بازه های سنی مورد نظر خود را داخل سلول های A9 تا A13 همان کاربرگ وارد کرده ام. البته شما می توانید این اطلاعات را در هر کجا یا حتی سایر کاربرگ ها وارد نمایید.

هم اکنون قصد دارم یک نام را برای سلول های مربوط به بازه سن خود تعریف کنم تا اضافه کردن آن به لیست کشویی آسان تر صورت گیرد. بدین منظور شما نیز می توانید سلول های مربوطه را انتخاب کرده و سپس نام دلخواه خود را در فیلد Name در نوار بالایی و کنار نوار فرمول وارد نمایید. من در این مثال، نام Age را انتخاب و وارد کرده ام.

بعد از این کار، سلولی که قصد اضافه کردن یک لیست کشویی به آن را دارید انتخاب کرده و سپس بر روی تب Data کلیک نمایید.

در داخل این تب و قسمت Data Tools بر روی دکمه ی Data Validation کلیک نمایید.

پنجره اعتبار سنجی داده ها ظاهر می شود. در داخل تب Settings و از میان لیست کشویی مربوطه، گزینه ی List را انتخاب نمایید. (اگر توجه کرده باشید ما دقیقاً قصد داریم یک لیست کشویی مانند همین که اکنون از آن استفاده کردیم بسازیم. می بینید که اینگونه لیست ها همه جا هستند!)

اکنون می توانید گزینه های موجود در لیست کشویی خود را وارد کنید. همانطور که در بخش اول گفتیم ما نام این گزینه ها را Age گذاشته بودیم و در نتیجه کافیست در فیلد Source، عبارت =Age را تایپ نماییم. اگر شما نام دیگری را برای بازه هایی که در مرحله اول ساخته بودید انتخاب کرده اید کافیست به جای Age نام مربوطه را تایپ کنید. همچنین مطمئن شوید که تیک گزینه ی In-cell dropdown فعال باشد.

همچنین بصورت پیش فرض تیک گزینه ی Ignore blank فعال است. اگر این گزینه فعال باشد بدین معنی است که کاربر قادر خواهد بود یک گزینه را از میان لیست انتخاب کرده و دوباره انتخاب خود را پس گرفته و هیچکدام از آیتم ها را انتخاب نکند. اگر قصد دارید لیست را به گونه ای تنظیم کنید که کاربر حتماً یک گزینه ی داخل منو را انتخاب کند کافیست تیک مربوط به این گزینه را غیر فعال نمایید.

شما همچنین قادر خواهید بود یک پیغام پاپ آپ را تنظیم کنید تا وقتیکه منوی کشویی انتخاب شد، نمایش داده شود. بدین منظور در همان پنجره ی Data Validation بر روی تب Input Message کلیک نمایید. هم اکنون بعد از اینکه مطمئن شدید تیک گزینه ی Show input message when the cell is selected فعال است، کافیست عنوان و متن مورد نظر خود را به ترتیب در دو فیلد موجود در صفحه وارد کرده و سر انجام بر روی دکمه ی OK کلیک نمایید.

وقتیکه لیست ساخته شده به سلول انتخابی اضافه شد یک علامت پیکان را در کنار سلول مربوطه مشاهده خواهید کرد. اگر هم گزینه ی پیام ورودی را فعال کرده باشید، وقتیکه سلول را انتخاب می کنید پیام مربوطه ظاهر می شود.

بر روی علامت فلش پایین در کنار سلول کلیک کرده و یکی از گزینه های موجود در منوی کشویی را انتخاب نمایید.

اگر به هر دلیلی تصمیم گرفتید تا لیست کشویی را از سلول مربوطه حذف نمایید کافیست دوباره پنجره ی Data Validation را باز کرده و اینبار بر روی دکمه ی Clear All کلیک نمایید. لازم به ذکر است که مهم نیست که کدام تب انتخاب شده باشد، دکمه ی پاکسازی در تمام تب های این پنجره قابل رویت خواهد بود.

با این کار گزینه های اعتبار سنجی داده ها به حالت پیش فرض خود باز خواهند گشت. هم اکنون می توانید بر روی دکمه ی OK کلیک کنید تا منوی کشویی حذف شده و سلول شما به فرمت عادی خود برگردد.

توجه داشته باشید که اگر پیش از حذف منوی کشویی، گزینه ای را از داخل لیست انتخاب کرده باشید، بعد از این کار نیز در داخل سلول حفظ خواهد شد.

شما می توانید همین کار را برای سایر سلول های مورد نیاز خود انجام داده و یا اینکه از یک لیست مشابه برای چندین سلول دیگر استفاده کنید. همچنین اگر منوهای کشویی زیادی ساخته باشید ممکن است بهتر باشد تا آنها را در داخل یک کاربرگ دیگر پیاده کنید تا کار شما تمیز تر و راحت تر صورت گیرد. امیدوارم که از این آموزش بسیار کاربردی نهایت استفاده و لذت را برده باشید. لطفاً نظرات خود را با ما نیز به اشتراک بگذارید و اگر نیاز به آموزش های مشابه دارید آن را در بخش نظرات مطرح نمایید.